Innovatives Arbeitsplatz-Buchungssystem für effizientes Desk Sharing

Die unvorhersehbaren Änderungen in der Bürobelegung im Zuge der Corona-Pandemie werden Unternehmer, Mitarbeiter, IT-, Office-, Facility- und HR-Manager auch nach der Pandemie noch beschäftigen. Statt alle Mitarbeiter wieder in voll belegte Büros zurückkehren zu lassen, sollten sich Unternehmer auch in der post-pandemischen Ära Gedanken zu effizienter Raumbelegung und insbesondere hybriden Arbeitsplätzen machen. COVID-19 hat die Arbeitswelt insofern nachhaltig verändert.

Vor allem das Konzept Desk Sharing – also die Reservierung von Arbeitsplätzen zu bestimmten Zeiten durch bestimmte Mitarbeiter – bietet großes Potenzial die Raumauslastung zu verringern. Dies sorgt für ein weniger infektionswahrscheinliches und somit gesünderes Arbeitsumfeld. Außerdem können Unternehmen Kosten für Büroflächen und Großraumbüros einsparen. Unter dem Begriff "Hot Desking" versteht man darüber hinaus, dass Mitarbeiter frei wählen können, wo sie arbeiten – im Büro, zu Hause oder anderswo. Effizientes Desk Sharing – beziehungsweise Hot Desking – gelingt dabei am besten mithilfe eines leistungsfähigen Arbeitsplatz-Buchungssystems. Mit einer geeigneten Buchungssoftware können Mitarbeiter per App oder am Desktop Arbeitsplätze reservieren, Meetingräume buchen und Kollegen finden. Darüber hinaus bieten derartige Systeme zur Arbeitsplatz-Reservierung Facility-, Gebäude- und Office-Managern die Möglichkeit, Raumbelegungen zu analysieren und so bessere Entscheidungen bezüglich der effizienten Auslastung und Verteilung zu treffen. Die effiziente Arbeitsplatzbelegung führt wiederum zu Kosteneinsparungen für das Unternehmen.

Mit der innovativen Desk-Sharing-Lösung FlexWhere steht Unternehmen nun ein Arbeitsplatz-Buchungssystem bereit, das bezüglich Funktionalität und Einfachheit der Bedienung zukunftsfähig ausgerichtet ist. Die Softwarelösung kann sowohl am Desktop genutzt werden – hier sind auch die Funktionen zur Auswertung von Daten und Statistiken bezüglich der tatsächlichen Belegung der Arbeitsplätze enthalten – als auch als App für Android und iOS für die mobile Buchung von Arbeitsplätzen. Neben der intuitiven Bedienbarkeit und der Möglichkeit, Arbeitsplätze mithilfe der App immer und überall mobil buchen zu können, wartet FlexWhere mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis und vollständiger Datensicherheit und Datenschutz nach DSGVO auf. Das Arbeitsplatz-Buchungssystem kann zudem zur Optimierung und Kosteneinsparung genutzt und mit Outlook und dem Google-Kalender verknüpft werden. Unternehmen können auf technischen Support zählen und erhalten bereits bei der Installation umfassende Hilfestellungen. So schickt das jeweilige Unternehmen einfach einen Grundriss der Büroflächen an FlexWhere, woraufhin der Anbieter einen digitalen Grundriss erstellt und diesen in die Software implementiert.

Flexible Arbeitsplatzbuchung

Egal, ob der Arbeitsbereich am Fenster, der Ruhebereich in der zehnten Etage, ein Sitz- oder Steharbeitsplatz oder auch ein Platz in der Kantine gesucht wird – mit FlexWhere reservieren die Mitarbeiter den nach den gewünschten Kriterien ausgewählten Arbeitsplatz schnell und einfach. In der App muss dazu nur auf das Datum und anschließend auf den freien Arbeitsplatz geklickt und der gewünschte Zeitpunkt ausgewählt werden. Damit ist die Reservierung abgeschlossen. Mitarbeiter können ihren Arbeitsplatz unterwegs vom Handy oder auch vor Ort ad hoc buchen. Dabei kann auch gezielt nach den Arbeitsplätzen der Kollegen gesucht werden, um den nächstgelegenen Schreibtisch zu buchen. Grundsätzlich erleichtert sich mit FlexWhere dank des digitalen Grundrisses die Suche nach dem richtigen Ort oder Raum. Darüber hinaus sind auch Buchungen der Arbeitsplätze für längere Perioden (Langzeit-/Permanentbuchungen) möglich. HR-, Office- und Gebäudemanagern bietet sich neben der Erstellung umfangreicher Reportings und Auswirkungen zudem die Möglichkeit, bestimmte Arbeitsplätze zu sperren, um einen Mindestabstand zwischen den Mitarbeitern zu gewährleisten.

Individuelle Einstellungen für hybrides Arbeiten

Während die Mitarbeiter von zahlreichen weiteren Vorteilen, wie einem Live-Belegungsplan, einer persönlichen Buchungsübersicht, dem intuitiven Buchungsprozess mit der Möglichkeit, Objekte und Kollegen zu finden, dem Filtern nach Ausstattung, Check-in- und Check-out-Prozessen sowie der Verwaltung eines persönlichen Profils profitieren, bieten sich auch für die Administratoren diverse Vorteile. So können sie Smart Analytics zur Auslastungsanalyse sowie die Standort- und Objektverwaltung oder umfangreiche Import- und Exportfunktionen nutzen, Heatmaps erstellen, Objekte temporär blockieren, globale Einstellungen vornehmen, Nutzer und Buchungen inklusive erweitertem Rollen- und Rechtemanagement verwalten, Grundrissbearbeitungen vornehmen oder Gruppenreservierungen mithilfe des in der Software integrierten "Deskplanner" vornehmen.

Referenzen von FlexWhere

Heute setzen diverse Unternehmen wie ZonMW, das Van Gogh Museum Amsterdam oder die Allianz erfolgreich auf FlexWhere. Auch die Zentrale der Hoogheemraadschap van Rijnland hatte bereits 2012 den Wechsel zum flexiblen Arbeiten vorgenommen und suchte nach einem passenden System. Die Entscheidung fiel zugunsten von FlexWhere. Cees Barnhoorn, Leitender Mitarbeiter des Dienstleistungszentrums erklärt:

"Wir haben uns seinerzeit für FlexWhere entschieden, da es wenige andere Anbieter gab, die unseren Wünschen entsprechen konnten. FlexWhere hat die sprichwörtliche Marktlücke geschlossen. Es handelt sich dabei um ein stabiles System, das übersichtlich ist und einfach funktioniert. Mit FlexWhere gibt es niemals Probleme."

Damit die Anwender sich sicher fühlen können, unternimmt FlexWhere diverse Schritte bezüglich der priorisierten Themen Datenschutz und Sicherheit. Der Anbieter ist nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert und der zugehörige Provider sogar nach ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017 und ISO 27018. Die Datencenter von FlexWhere befinden sich in Deutschland und Irland. Grundsätzlich werden personenbezogene Daten nur sehr kurzfristig gespeichert. Zudem ist die FlexWhere-App nur auf gesicherten Geräten lauffähig. Darüber hinaus testet der Sicherheitsbeauftragte von FlexWhere sämtliche Sicherungssysteme der Software aktiv mit regelmäßigen Penetrationstests.

Diverse Funktionen in FlexWhere sorgen zudem dafür, dass das Büro während der noch anhaltenden Corona-Pandemie vollständig coronakonform gestaltet werden kann. So erinnert eine Meldung in der App die Mitarbeiter regelmäßig daran, die Abstandsregel von eineinhalb Metern einzuhalten. Zudem können bestimmte Arbeitsplätze einfach digital deaktiviert werden, sodass die Tische nicht mehr reserviert und ein grundsätzlicher Mindestabstand eingehalten werden können. Der Eineinhalb-Meter-Abstand kann zudem im digitalen Grundriss für jeden Arbeitsplatz angezeigt werden. Außerdem verfügt die Software über ein Belegungsmanagement in Echtzeit, sodass sofort einsehbar ist, wie viele Arbeitsplätze belegt sind. Wird ein bestimmter Prozentsatz überschritten, bekommt der Office-Manager oder das Team eine Mail von FlexWhere, die darauf hinweist. Nicht zuletzt kann FlexWhere auch bei der coronakonformen Einrichtung des Büros helfen. Für die Reinigungskräfte kann jeweils am Ende des Arbeitstages ein Plan der benutzten Arbeitsplätze ausgedruckt werden – dadurch werden zusätzliche Reinigungskosten für nicht genutzte Arbeitsplätze vermieden.

Fazit: Wie hilft die App dabei, Kosten zu reduzieren und für eine effiziente Raumauslastung zu sorgen?

Unternehmen müssen sich umstrukturieren und flexible Arbeitsmodelle wie das vorgestellte Desk-Sharing-Modell für ihre Mitarbeiter anbieten. Um dies umzusetzen, sind keine großen physikalischen Veränderungen im Büro notwendig, sondern nur eine Software, die eine zentralisierte Koordination von Arbeitsplätzen ermöglicht.

Gebäude- beziehungsweise Facility-Manager können dank des Desk-Sharing-Tools sowohl die belegten Arbeitsplätze als auch die tatsächliche Raumauslastung einsehen und analysieren. In der Software wird eine Heatmap bereitgestellt, die visualisiert, welche Arbeitsplätze beliebt sind und welche nicht. Genaue Daten erhält man außerdem im Kontrollzentrum, welches HR- und Office-Manager für die Raumplanung und das Kostenmanagement nutzen können. Die Shared Desk Software zeigt Daten und Statistiken an, die Unternehmen dabei helfen, zu entscheiden, ob mehr oder weniger Arbeitsflächen gebraucht werden und wo somit Kosten eingespart werden können.